Sustainable Business Forum

➔ Simultánní tlumočení konference = 3 jazyky, 120 sluchátek, 4 tlumočníci a 1 dodávka s technikou

➔ Vše proběhlo bez chyby, hosté zůstali déle a odcházeli s úsměvem.

Klient

Francouzsko-česká obchodní komora je 3. největší mezinárodní podnikatelskou komunitou v ČR. Čítá na 300 členů. Členské společnosti zaměstnávají dohromady přes 87 tisíc lidí a vytvářejí ročně obrat více než 318 miliard korun. (Info z roku 2023)

Fórum pro udržitelné podnikání (Sustainable business forum) založili v roce 2021 členové Komory jako platformu pro setkávání a diskuzi o tématech udržitelného rozvoje.

Výzva

„Kromě francouzštiny a češtiny potřebujeme i tlumočení do angličtiny. Bude to na francouzské ambasádě. A bude problém s místem. Čekáme přes 100 lidí.“

Veronika Růžičková, manažerka akcí pro členy FČOK

„Je to první fórum s novým velvyslancem.
Vše musí být perfektní.“

Michal Macko, ředitel FČOK

Řešení

Konzultace

Probrali jsme podrobnosti akce, její cíle a specifika:

• Tématem tohoto fóra byl ESG reporting.
• Dříve se fórum tlumočilo mezi francouzštinou a češtinou. Zájem o akci však vzrostl i mezi lidmi, kteří neovládají ani jeden z těchto jazyků ➔ potřeba přidat angličtinu.
• Klientka si přála, aby se všichni mohli aktivně zapojit:
  ➔ řečníci mají svobodu prezentovat v jazyce, který je jim nejpřirozenější –
  česky, francouzsky nebo anglicky
  ➔ každý účastník si může vybrat, v jakém jazyce chce poslouchat

„Dříve jsme měli jiného dodavatele a nebylo to ono. Tentokrát jsme chtěli více profesionální zajištění.
Chtěli jsme špičkový servis.“

Veronika Růžičková, manažerka akcí pro členy FČOK

Obhlídka místa akce

Krátká návštěva místa činu ušetří spoustu času a starostí:

1. Zjistili jsme, že nebude možné využít výtah a techniku je nutné nosit ručně po schodišti.
2. Prověřili jsme několik variant uspořádání sálu s cílem:
   • minimalizovat plochu pro technické zázemí (zvuk, tlumočnické kabiny atd.)
   • maximalizovat prostor pro místa k sezení.
3. Domluvili jsme, kdy, kdo a kam přiveze den před akcí dodávku s technikou (zajištění povolení k vjezdu, koordinace s ochrankou) a provede montáž a zvukovou zkoušku.
4. Vybrali jsme vhodné místo pro stolek s registrací příchozích, odkud se budou vydávat sluchátka pro poslech tlumočení.
5. Zkontrolovali jsme možnosti napojení elektřiny a zvuku + vedení kabelů.

Po obhlídce klientka obdržela přesnou cenovou nabídku.

„Technika a tlumočení byla nejdražší položka rozpočtu. Dražší než catering. Potřebovali jsme ale, aby si všichni rozuměli. Obzvlášť u odborných témat chceme dát lidem maximální komfort a jistotu, že rozumí.“

Veronika Růžičková, manažerka akcí pro členy FČOK

Příprava

Zvuk a technika na tlumočení

Rozhodli jsme se tlumočníky a zvukaře umístit do předsálí.
➔ Technika nebude bránit v pohybu osobám v sálu.
➔ Ušetříme prostor, zvládneme usadit 120 hostů.
➔ Tlumočníci uvidí řečníky díky kameře v hlavním sále a monitorům v kabinách.

Odpoledne před akcí byly postavené kabiny, natažené kabely a zapojené nazvučení.

Vše jsme několikrát vyzkoušeli, ať je v Den D klid a prostor na jiné věci.

„Byla jsem ráda, že se techniku podařilo umístit do vedlejší místnosti. Nerušila v krásném historickém sálu ambasády, bylo víc míst k sezení a nehrozilo, že by se někdo přerazil o kabely.“

Veronika Růžičková, manažerka akcí pro členy FČOK

Tlumočnický tým pro simultánní tlumočení konference

Simultánní tlumočení zajišťoval tým 4 tlumočníků. Dva měli na starost tlumočení angličtiny do češtiny a naopak a dva zase tlumočení francouzštiny a češtiny.

➔ Proč potřebujete dva tlumočníky v kabině

Kritéria výběru tlumočníků do týmu:

• obeznámenost s tématem (a s klientem)
• pracovní jazyky – všichni mají výborný projev v češtině + ovládají francouzštinu i angličtinu (výhoda pro studium podkladových materiálů)
• certifikace – 3 jsou členy ASKOT, 2 jsou členy AIIC, 3 mají akreditaci pro EU
• předchozí pozitivní zkušenost ze spolupráce
• celková dynamika týmu a soft skills

Dva dny před akcí klientka obdržela seznam tlumočníků, aby jejich jména měla ochranka a umožnila jim včasný vstup do objektu.

Příprava tlumočníků

80 % úspěchu každého tlumočení je příprava. Klientka si je toho dobře vědoma, proto nebylo potřeba vysvětlovat, proč je dobré předem poskytnout:

• program celé akce
• úvodní projevy a zdravice VIP
• seznam řečníků – včetně názvu funkce a jakým jazykem budou hovořit
• prezentace přednášek

Abychom si ušetřili čas, práci a spousty mailů, využili jsme sdílený disk.

➔ Klientka nahrávala dokumenty, jak chodily od řečníků. Bez nutnosti psát maily.
➔ Tlumočníci měli ke všemu přehledně přístup na 1 místě.

Dodané služby

• simultánní tlumočení konference anglicky, francouzsky, česky
• zajištění nazvučení a tlumočnické techniky
• organizace týmu 4 tlumočníků
• sluchátka pro 120 osob
• de/montáž
• doprava

Výsledek

Díky pečlivé přípravě před akcí šlo vše jako po másle.

• Technika byla nainstalovaná a vyzkoušená den předem.
• Tlumočníci byli 30 min před startem na místě.
• Hosté u vstupu dostali sluchátka.
• Na vše dohlížel zvukař.

Jak akci hodnotili účastníci?

„Nejvíce jsem se bála technické stránky, že něco vypoví službu. Vše ale fungovalo, nikdo nic nereklamoval. Akce byla úspěšná – lidi zůstali déle a odcházeli s úsměvem. Ocenila jsem, že jsem mohla mít jeden kontakt, ne 6. Věděla jsem, že to bude sice dražší, ale dobře odvedená práce. Byla jsem 100% spokojená.“

Veronika Růžičková, manažerka akcí pro členy FČOK

„Díky tlumočení jsem se dozvěděl spoustu věcí. Bravo celému týmu.“

David Lacroix, Amaris consulting (účastník)

„Organizačně vše proběhlo hladce. Pan velvyslanec si fórum velmi užil. Dříve byl zmocněncem pro klima a téma je mu blízké.“

Eliška Fajmonová, tiskové oddělení Francouzského velvyslanectví

„Organizace i příprava nadstandardní. Vše proběhlo naprosto hladce. Ještě jednou díky moc za přizvání do týmu. Krásná akce, za odměnu.“

Petra Badalec, tlumočnice

Bonus

Po akci jsme vypracovali detailní checklist.

➔ Příští akce podobného formátu bude pro klientku bez stresu.
➔ Budeme mít jistotu, že na nic nezapomeneme.
➔ Vše bude konzistentní.

(Zveřejněno na základě výslovného souhlasu zúčastněných.)

Zajímá vás něco, co jste se tu nedočetli?

Potřebujete zorganizovat simultánní tlumočení konference?