Jako podnikatelé všichni dobře víme, jak snadno se můžeme stát obětí neplatičů nebo zrušených zakázek na poslední chvíli. Obojí pro nás znamená nemožnost výdělku a ztrátu. V tomto článku bych se chtěl podělit o svou zkušenost s kroky, které jsem podnikl, abych se podobných hrozeb nemusel bát. Doufám, že vám moje rady a zkušenosti přijdou vhod.
Hlavní motivace – výchozí stav
🚩 Jeden klient mi nezaplatil za práci 80K.
I přes veškerou moji opatrnost (písemná objednávka, podepsaná smlouva) jsem za práci v odvedenou v lednu neměl v květnu stále peníze. A neměl jsem ani valné vyhlídky, že klient zaplatí.
Po konzultaci s právníkem jsem se dozvěděl, že nemá cenu se soudit nebo se snažit to nějak vymáhat – stálo by mě to jen další peníze a čas.
🚩 Jiný klient mi na poslední chvíli zrušil téměř týden práce v hlavní sezoně.
Problém:
- S akcí jsem počítal a odmítal kvůli tomu jiné zakázky.
- Všechny akce se domlouvají dlouho dopředu. Na poslední chvíli tlumočník práci nesežene.
- Jsem jediný vydělávající člen v naší domácnosti (manželka na rodičáku), takže výpadek příjmu byl na našem rozpočtu značně cítit.
Uf. A dost. Takhle to nejde.
Člověk může být fajn a věřit ostatním, ale byznys je byznys.
Je potřeba si v tom udělat pořádek:
- zrevidovat obchodní podmínky
- nastavit nové postupy
- zavést zálohovky
- nadefinovat storno podmínky
Šok
Super. Takže jsem přišel o týden práce a ve fakturách mi visí červeně 80K.
Teď ještě opruz z další administrativy a strach z toho, jak zareagují klienti.
Dále také nejistota, jak to bude v praxi fungovat.
Co bylo potřeba změnit
📣 Komunikace se stávajícími klienty
Informovat klienty o tom, že se mění podmínky spolupráce nebo ceník je vždy nepříjemné a nikomu se do toho nechce. Co když o některé dlouhodobé klienty přijdu?
Je potřeba vše komunikovat jasně, stručně, bez vytáček a bez emocí.
Mám to štěstí, že mám úžasné klienty. Všichni moji situaci pochopili. Nikdo nic nenamítal.
📣 Komunikace s novými klienty
Výhoda u nových klientů je v tom, že nemají ponětí, co bylo předtím. Pokud se někomu moje procesy nelíbí, nejsme si souzeni.
→ Veškeré informace jsem stručně rozepsal a doplnil je do šablony kalkulace, kterou klientům posílám s návrhem rozpočtu za moje služby.
Vidí tedy nejen, kolik je bude moje služba stát, ale také jaké budou další kroky:
Konzultace → nabídka → zálohovka → realizace
📣 Storno podmínky
Většinou máme všichni tendenci myslet jen na pozitivní věci – na zajímavý projekt.
👉 Hlavní náležitosti smlouvy na dodání tlumočení
Na negativa a možnou nerealizaci ale myslí málokdo. Je potřeba se chránit a především informace proaktivně předávat klientům v okamžiku objednávky, aby nenastalo žádné mrzení. Vždyť storno podmínky jsou stejně důležité jako čas nástupu a co bude k obědu.
→ Zavedl jsem tedy:
Při zrušení zakázky klientem bude fakturován storno poplatek (počítáno od 8:00 plánovaného dne začátku zakázky):
-
- Zrušení 15 a více dní před zakázkou – bez storno poplatku
- Zrušení v době od 14 do 7 dnů před zakázkou – bude účtováno 50 % odměny dohodnuté v objednávce.
- Zrušení 7 dní nebo méně před zakázkou – bude účtováno 100 % odměny dohodnuté v objednávce.
Vkládám do každé komunikace s klientem.
Berte a užívejte, jak je libo.
💡 Bonusový tip: Vždy je lepší místo rozpětí napsat konkrétní datum.
📣 Zálohová faktura
Dříve jsem neřešil a fakturoval vše po akci. Problém byl v tom, že jakékoliv storno bylo de fact nevymahatelné.
Co jsem změnil:
→ Během vstupní konzultace klientovi vysvětlím, jaký je celý proces.
→ Po potvrzení nabídky vystavím zálohovou fakturu. 👉 Více o tom, co to je a jak funguje zde
→ Z fakturačního programu se klientovi automaticky po spárování platby odešle daňový doklad.
→ Zakázka je potvrzená v okamžik, kdy je faktura uhrazená.
Vyhodnocení po roce
Je to úžasné. Nechápu, jak jsem bez toho mohl fungovat.
🍀 Reakce klientů
Se zavedením nového systému nebyl žádný problém. Stávající klienti si nestěžovali.
Noví už vůbec ne. Nemají srovnání před a po.
🍀 Kredibilita
Je to naopak – myslím, že v očích klientů působím důvěryhodněji.
Berou mě jako obchodního partnera, který má na práci procesy a ve věcech pořádek. Ne jako někoho, kdo má rád jazyky a při volné chvíli si skočí něco přetlumočit, protože je to zábava. Klienti rádi pracují s partnery, kteří jsou pro ně čitelní a předvídatelní. A k tomu pomůžou správné procesy.
🍀 Transparentnost
Vše je jasně dané. Žádné domněnky. Žádná překvapení.
Žádné dohadování ex post. V případě, že se domáháme zaplacení zrušené akce bez objednávky, zálohy a jasně stanoveného storna, taháme za kratší konec.
🍀 Méně administrativy
Všechno odbavím v rámci produkce a přípravy zakázky. Faktura je vystavená už před realizací na pár kliknutí ve fakturačním programu. Nemusím po akci na nic myslet.
🍀 Klid v duši
Nemusím nic řešit a bát se, jestli klient zaplatí. Vše je vyřešeno předem.
🍀 Podklady a spolupráce
Klienti si více váží služby, za kterou zaplatí předem. Potvrzeno v praxi za rok testování. Více naslouchají tomu, co potřebujeme k tomu, aby akce proběhla hladce.
A už se nestává, že „podklady nejsou a nebudou“.
Samé výhody. Měl jsem to udělat dávno.
Co vy? Kdy se do toho pustíte?
