Smlouva o poskytnutí tlumočnických služeb je důležitý dokument, který slouží ke zjednodušení komunikace a celého obchodního procesu. Nastavuje mantinely toho, co je a není možné požadovat, a především chrání všechny zúčastněné. Čím je jednoznačnější, tím méně dohadování.
Podmínky spolupráce musejí být jasné předem a musejí být sepsány písemně. Jestli to bude ve formě smlouvy, závazné objednávky nebo všeobecných podmínek v kombinaci s e-mailovým potvrzením, je jedno. Co jedno ale není, najdete v tomto návodu.
Pro koho je tento návod určený
➡️ Pro klienty – Tlumočení člověk neobjednává každý den a není to levná záležitost. Proto je dobré mít představu o tom, co je běžná praxe.
➡️ Pro tlumočníky – Jen amatér nechává věci náhodě. Profesionál je připraven. Smlouva pomáhá zautomatizovat rutinní činnosti, které jsou součástí odbavování zakázky.
➡️ Pro tlumočníky pracující pro agenturu – V takovém případě slouží jako check list toho, co si nesmíte zapomenout domluvit, a na co si při domlouvání zakázky dát pozor.
⚠️ Upozornění: Tento článek v žádném případě není modelovou smlouvou pro poskytnutí tlumočnických služeb. Upozorňuje pouze na základní náležitosti, které musí taková smlouva obsahovat.
Co musí obsahovat smlouva o poskytnutí tlumočnických služeb?
1. Údaje klienta
S kým se tlumočení domlouvá? Uvedený tu bude tedy člověk, který tlumočení objednává. Ne osoba, která bude tlumočení poslouchat.
Dále je třeba uvést identifikační údaje jako je název společnosti či organizace, adresa sídla, IČ a případně kontaktní údaje.
2. Datum a místo konání
I v případě objednávek typu „jedno tlumočení na zítra, prosím“ se vyplatí dát si tu práci a datum do smlouvy napsat.
Dále také čas nástupu tlumočníka (standard je 15–30 min předem), čas začátku akce a čas konce.
U místa konání je potřeba být co nejkonkrétnější. Nejen pro potřeby smlouvy, ale i proto, aby se tlumočník s klientem potom někde nenaháněli.
3. Popis akce
K jaké příležitosti se tlumočení objednává? Jedná se o obchodní jednání, dozorčí radu, exkurzi do výroby, galavečer nebo konferenci?
Kolik lidí bude poslouchat tlumočení? Bude součástí videoprojekce?
Čím podrobnější popis akce, tím méně nedorozumění a nenaplněných očekávání.
4. Druh tlumočení, technické vybavení a objednané jazyky
Rozdíl mezi simultánním a konsekutivním tlumočením klienta nezajímá. Vědět, co každý druh obnáší, a poradit nejlepší řešení je úkolem dobrého tlumočníka.
Specifikovat vybranou službu je potřeba hlavně proto, aby nedošlo k nedorozumění a na místě akce něco nechybělo. např. technika (kabiny, ozvučení apod.). Pokud ji neobstarává tlumočník, je nezbytné zkontrolovat, že na místě bude vše z tohoto seznamu. A také že tam bude druhý tlumočník.
U jazyků je dobré vše několikrát ověřit. I věci, které se zdají být jasné, jasné být nemusí.
5. Náklady
V případě, že dopravu tlumočníka zajišťuje klient, není co řešit. U tlumočení mimo město, kde tlumočník bydlí, je nutné ve smlouvě zohlednit i účtování času stráveného na cestě a náklady na dopravu (vlak, letenky či taxi).
U vícedenních výjezdů hradí náklady na ubytování a stravu tlumočníka klient.
6. Pracovní podmínky
Jak má vypadat tlumočnická kabina je uvedeno v normách ISO 4043 (skládací tlumočnická kabina) a ISO 2603 (tlumočnická kabina zabudovaná). Pokud kabiny tyto požadavky nesplňují, nenese za případné technické problémy odpovědnost tlumočník.
Běžný pracovní den tlumočníka je max. 8 hodin. Na práci nad rámec tohoto časového limitu se vztahuje příplatek, který se účtuje za každou započatou hodinu. Jeho výši je nutné mít uvedenou ve smlouvě.
Tlumočník pracuje, i když to klient nevidí. Tlumočení jako takové je výsledkem pečlivé přípravy. Jak může klient pomoct? Tím, že poskytne dokumenty a další materiály popsané zde.
K dobrému tlumočení potřebuje tlumočník kvalitní zvuk. To nikoho nepřekvapí. Kromě zvuku potřebuje ale i obraz. Velká část komunikace probíhá neverbálně (gesta, výraz tváře aj.). Výhled na případnou promítanou prezentaci je kapitola sama o sobě.
7. Storno
Každá smlouva musí obsahovat storno podmínky a především časové termíny, ke kterým se váže storno poplatek. Pokud tlumočník přislíbí svou účast, nemůže už v daný den přijmout jinou zakázku. Storno poplatek je tak kompenzací ušlého zisku.
Termíny, ke kterým se vztahuje storno poplatek, je třeba definovat jednoznačně. Ideální je vyhýbat se nejasným formulacím jako do 7. 5. 2020 – znamená to do 23:59 dne 6. 5.? Nejlepší je uvést datum a konkrétní hodinu.
V případě storna po smluvených termínech je klient povinen tlumočníkovi uhradit dohodnutou odměnu a prokazatelné náklady (např. jízdenky, nebo ochranný oděv, pokud půjde o tlumočení v továrně apod.)
8. Nahrávání
Tlumočení je služba určená k okamžité spotřebě posluchači na místě. Pokud chce klient z tlumočení pořizovat záznam, musí o tom předem tlumočníka informovat a požádat o jeho souhlas a udělení autorského práva.
Za pořizování záznamu tlumočníkovi náleží příplatek. Jeho výši si domluví tlumočník s klientem smluvně.
Tlumočník má právo nahrávání odmítnout.
9. Závěrečná ustanovení
Klasické smluvní náležitosti, které znáte, musí obsahovat i smlouva o poskytnutí tlumočnických služeb:
- upřesnění státu, jehož zákony se smlouva řídí
- datum a místo uzavření smlouvy
- počet vyhotovení (pokud je smlouva písemná)
- podpis klienta a tlumočníka (pokud nepotvrzujete e-mailem)
10. Odměna a platba za službu
Ohlídat si peníze by v reálné situaci napadlo asi každého. Proto je to v tomto seznamu až na posledním místě.
Platba probíhá nejčastěji na základě vystavené faktury. Aby ji mohla účtárna klienta zpracovat, je někdy potřeba připojit číslo objednávky. Délka splatnosti se může u jednotlivých firem (i tlumočníků) lišit. Proto je dobré probrat i tento poslední detail.
Shrnutí a doplňující zdroje
Pokud dodržíte tato doporučení, bude vztah klient-tlumočník dobře nastavený a nikdo se nedostane do nepříjemné situace. Pokud jde o formu smlouvy, dávno není potřeba, aby se podepisovala písemně. Zcela stačí mít hlavní body shrnuté v e-mailu, který si obě strany následně potvrdí.
To platí hlavně pro konkrétní okolnosti zakázky (datum, místo, délka trvání apod.). Záležitosti obecného charakteru (nahrávání, cestování apod.) je vhodnější mít ošetřeno ve všeobecných obchodních podmínkách, na které bude ve smlouvě odkaz.
🎓 Vzory smluv jsou k dispozici ke stažení zde a v angličtině např. zde.
🎓 Před sjednáváním podmínek dále doporučuji nahlédnout do professional standards AIIC.
🎓 Případně do tohoto článku o smlouvách pro freelancery.
🎓 Anebo do doporučených smluvních podmínek pro tlumočení od Jednoty tlumočníků a překladatelů.
Napadlo vás něco dalšího, co by měla smlouva obsahovat?
