Příprava mezinárodní akce je náročná práce a spousta stresu. Víte, že potřebujete tlumočení. Kde ale seženete tlumočníky? Víte, že nejspíš potřebujete techniku. Jakou ale objednat a odkud? Co je to zatraceně ta kabina? Jak zajistit, aby všechno proběhlo, jak má, a vám to nenarušilo duševní zdraví? Panika!
To chce klid. Nádech. Výdech.
Představte si, že máte konzultanta, který vám vše vysvětlí a navrhne vám nejlepší řešení na míru.
Tím konzultantem je zkušený tlumočník. Takový člověk totiž zná konferenční prostředí jako svoje boty. Podobných akcí už má na kontě spousty. Ví, co je potřeba zařídit a na koho se obrátit.
1. Tlumočení konference – základní info
Nejprve se podíváme na ty nejdůležitější věci, co je potřeba si při zařizování tlumočení konference ujasnit.
Kdo, kdy, kde, jak, proč ?
Základem úspěchu je dozvědět se maximum o připravované akci. Nejdůležitější otázky, které budou poradce zajímat:
- Proč se událost koná? Jinými slovy: K jaké příležitosti?
- Čeho jí chcete dosáhnout? Jaký je váš motiv/cíl?
- Kdo se bude akce účastnit?
- Kde se bude konat?
Jakmile si vyjasníme tyto věci, můžeme začít společně přemýšlet a diskutovat, jaké řešení bude pro danou akci nejvhodnější.
2. Tlumočník potřebuje vědět:
Simultánně či konsekutivně?
O rozdílu mezi konsekutivním a simultánním tlumočením toho už bylo napsáno mnoho. Víte, jaký je mezi těmito druhy tlumočení rozdíl? A který se lépe hodí pro vaši akci?
Upřímně? Je to úplně jedno. Nemusíte to vědět. Stačí, že to ví váš tlumočník.
Klade vám otázky? To je dobře, máte částečně vyhráno. Pravděpodobně jste narazili na profesionála, kterému na úspěchu vaší akce záleží.
👉 Přečtěte si 6 věcí, co dělá dobrý tlumočník před akcí
Pracovní jazyky
Pracovními jazyky rozumíme jazyky, ze kterých/do kterých se bude tlumočit. Může to vypadat jednoduše. Stejně jednoduše to ale může dopadnout obrovskou katastrofou, jako když stavěli babylonskou věž – všechno se sesype a nikdo si nebude rozumět.
Ušetříte si čas a nervy.
Jednou jsme s klientem řešili tlumočení konference, která měla být česky s několika zahraničními hosty: „Mluvčí budou všichni mluvit anglicky. Tlumočit budete jen mezi češtinou a angličtinou.“
Nakonec to dopadlo tak, že jsme týden před konferencí sháněli tlumočníky na němčinu, francouzštinu, španělštinu a italštinu.
Stejně tak je dobré o tom, že na akci bude tlumočení, informovat i hosty a ověřit si, že s pracovním jazykem nemají problém.
Klient řekl, že se na pódiu bude hovořit pouze anglicky. Tlumočení z angličtiny do češtiny zajišťovala tzv. pilotní kabina. Na tu byli napojení ostatní a a tlumočili do dalších osmi jazyků. I když to zní komplikovaně, všechno šlo jako po másle. Jeden z řečníků ale nejspíš dostal trému. O přestávce přišel zaklepat na německou kabinu s dotazem, zda může svůj příspěvek pronést německy.
Bohužel nemůže. Ale nebylo to kvůli rozmaru tlumočníků. Nebylo tomu uzpůsobené technické vybavení a přepojit a přenastavit všechny kabiny zkrátka nebylo takto na poslední chvíli proveditelné.
Všemu se dá předejít. Všechno se dá vyřešit. Pokud se na to přijde včas. Až se vás bude tlumočník ptát, jestli se skutečně bude mluvit jazykem XY, myslí to pro vaše dobro.
💡Jen s konkrétními informacemi o dané akci je možné připravit nabídku s odhadem, kolik bude tlumočení konference stát.
Tlumočnická technika
Většina lidí si řekne: „Co to zatraceně je?“ Objednat tlumočníka, to je ještě úkol, který si většina lidí dokáže představit. Když se má objednávat vybavení na konferenci, jen málokdo ví, co dělat. Základní představu si můžete udělat zde.
Hlavní výhodou spolupráce s konzultantem je to, že vám pomůže se zajištěním techniky přesně podle toho, co potřebujete. Jako zkušený tlumočník zná spolehlivé dodavatele, vyzná se v jednotlivých přístrojích a ví, co funguje nejlépe. Domluví se taky s technikem na příjezdu a instalaci zařízení a zvukové zkoušce.
Techniku na konferenci zajišťovala eventová agentura, která si měla všechno ověřit se zástupcem tlumočnického týmu. To ale neudělala a až na místě se přišlo na to, že chybí dvě kabiny. A přišlo se na to tak, že si čtyři tlumočníci neměli po příchodu kam sednout.
💡 Nechejte si poradit a nemusíte se starat o nic. A nestane se vám, že tlumočníci nebudou mít kde pracovat.
👉 Přečtěte si také 5 tipů k objednávání tlumočnické techniky
3. Tlumočnický tým
Vždy je potřeba vyhodnotit, zda je daný hráč tím pravým. Roli hrají zkušenosti (na některý typ akce je lepší nebrat nováčky, naopak na jiné by profesně starší také nechtěli), specializace (přece nepovlečeme člověka, co se specializuje na udržitelné zemědělství v Africe, na konferenci o bankovnictví), mobilita (někteří za prací cestují ne/radi) a další.
💡 Profesionální tlumočník-poradce vám taky vysvětlí, že na každý jazyk potřebujete dva tlumočníky.
👉 Zajímá vás, jak se pozná dobrý tlumočník v divoké džungli, kterou je internet? Mrkněte sem.
Podklady
Chcete proti sobě mít zástup neklidných tlumočníků, kteří se budou dožadovat zaslání dokumentů k přípravě? Mít k sobě někoho, kdo se postará o rozeslání všeho na správná místa a zklidnění davů zní celkem dobře, ne?
Celková logistika
Každá starost, kterou si můžete ušetřit, je k nezaplacení. Pokud jde o akci s výjezdem, platí to dvojnásob. Myslete na to, že je potřeba tlumočníky někde ubytovat, zkoordinovat jejich příjezdy a odjezdy, zařídit parkování atd. Nedejbože aby někdo měl nějakou speciální dietu či alergii. Hodiny telefonování a mailování.
A teď si představte, že vám někdo pošle přehlednou tabulku, kde to bude všechno hezky sepsané a vy ji potom jenom pošlete na recepci hotelu.
Bonus
Kromě všeho výše uvedeného bude vedoucí tlumočnického týmu na místě sám tlumočit a vše prožívat s vámi. Myslíte, že by si sám dobrovolně přidělávat stres? Asi ne. Bude chtít, aby všechno proběhlo tak hladce, jak jen to půjde. Proto se obrátí jenom na ty dodavatele, kterým stoprocentně důvěřuje.
Může vám něco podobného zajistit kterákoliv jazyková agentura? Nemyslím si.
Od sestavení týmu, přes objednání techniky a celkovou logistiku až po tlumočení konference samotné… V hrubých rysech jsme se podívali na to, co všechno pro vás může udělat zkušený tlumočník/poradce.
Můžete mít plnou důvěru, že vše proběhne tak, jak má. Vy se můžete v klidu věnovat tomu, v čem jste nejlepší – svojí práci. Já budu dělat to samé.
Zajímá vás něco, co jste se tu nedočetli?
Potřebujete pomoc se zařizováním mezinárodní akce?
