Smlouva o poskytnutí tlumočnických služeb je důležitý dokument, který slouží ke zjednodušení komunikace a celého obchodního procesu. Nastavuje mantinely toho, co je a není možné požadovat, a především chrání všechny zúčastněné. Čím je jednoznačnější, tím méně dohadování.

Podmínky spolupráce musejí být jasné předem a musejí být sepsány písemně. Jestli to bude ve formě smlouvy, závazné objednávky nebo všeobecných podmínek v kombinaci s e-mailovým potvrzením, je jedno. Co jedno ale není, najdete v tomto návodu.

Pro koho je tento návod určený

➡️ Pro klienty – Tlumočení člověk neobjednává každý den a není to levná záležitost. Proto je dobré mít představu o tom, co je běžná praxe.

➡️ Pro tlumočníky – Jen amatér nechává věci náhodě. Profesionál je připraven. Smlouva pomáhá zautomatizovat rutinní činnosti, které jsou součástí odbavování zakázky.

➡️ Pro tlumočníky pracující pro agenturu – V takovém případě slouží jako check list toho, co si nesmíte zapomenout domluvit, a na co si při domlouvání zakázky dát pozor.

⚠️ Upozornění: Tento článek v žádném případě není modelovou smlouvou pro poskytnutí tlumočnických služeb. Upozorňuje pouze na základní náležitosti, které musí taková smlouva obsahovat.

Co musí obsahovat smlouva o poskytnutí tlumočnických služeb?

1. Údaje klienta

S kým se tlumočení domlouvá? Uvedený tu bude tedy člověk, který tlumočení objednává. Ne osoba, která bude tlumočení poslouchat.

Dále je třeba uvést identifikační údaje jako je název společnosti či organizace, adresa sídla, IČ a případně kontaktní údaje.

2. Datum a místo konání

I v případě objednávek typu „jedno tlumočení na zítra, prosím“ se vyplatí dát si tu práci a datum do smlouvy napsat.

Dále také čas nástupu tlumočníka (standard je 15–30 min předem), čas začátku akce a čas konce.

U místa konání je potřeba být co nejkonkrétnější. Nejen pro potřeby smlouvy, ale i proto, aby se tlumočník s klientem potom někde nenaháněli.

3. Popis akce

K jaké příležitosti se tlumočení objednává? Jedná se o obchodní jednání, dozorčí radu, exkurzi do výroby, galavečer nebo konferenci?

Kolik lidí bude poslouchat tlumočení? Bude součástí videoprojekce?

Čím podrobnější popis akce, tím méně nedorozumění a nenaplněných očekávání.

4. Druh tlumočení, technické vybavení a objednané jazyky

Rozdíl mezi simultánním a konsekutivním tlumočením klienta nezajímá. Vědět, co každý druh obnáší, a poradit nejlepší řešení je úkolem dobrého tlumočníka.

Specifikovat vybranou službu je potřeba hlavně proto, aby nedošlo k nedorozumění a na místě akce něco nechybělo. např. technika (kabiny, ozvučení apod.). Pokud ji neobstarává tlumočník, je nezbytné zkontrolovat, že na místě bude vše z tohoto seznamu. A také že tam bude druhý tlumočník.

U jazyků je dobré vše několikrát ověřit. I věci, které se zdají být jasné, jasné být nemusí.

5. Náklady

V případě, že dopravu tlumočníka zajišťuje klient, není co řešit. U tlumočení mimo město, kde tlumočník bydlí, je nutné ve smlouvě zohlednit i účtování času stráveného na cestě a náklady na dopravu (vlak, letenky či taxi).

U vícedenních výjezdů hradí náklady na ubytování a stravu tlumočníka klient.

6. Pracovní podmínky

Jak má vypadat tlumočnická kabina je uvedeno v normách ISO 4043 (skládací tlumočnická kabina) a ISO 2603 (tlumočnická kabina zabudovaná). Pokud kabiny tyto požadavky nesplňují, nenese za případné technické problémy odpovědnost tlumočník.

Běžný pracovní den tlumočníka je max. 8 hodin. Na práci nad rámec tohoto časového limitu se vztahuje příplatek, který se účtuje za každou započatou hodinu. Jeho výši je nutné mít uvedenou ve smlouvě.

Tlumočník pracuje, i když to klient nevidí. Tlumočení jako takové je výsledkem pečlivé přípravy. Jak může klient pomoct? Tím, že poskytne dokumenty a další materiály popsané zde.

K dobrému tlumočení potřebuje tlumočník kvalitní zvuk. To nikoho nepřekvapí. Kromě zvuku potřebuje ale i obraz. Velká část komunikace probíhá neverbálně (gesta, výraz tváře aj.). Výhled na případnou promítanou prezentaci je kapitola sama o sobě.

7. Storno

Každá smlouva musí obsahovat storno podmínky a především časové termíny, ke kterým se váže storno poplatek. Pokud tlumočník přislíbí svou účast, nemůže už v daný den přijmout jinou zakázku. Storno poplatek je tak kompenzací ušlého zisku.

Termíny, ke kterým se vztahuje storno poplatek, je třeba definovat jednoznačně. Ideální je vyhýbat se nejasným formulacím jako do 7. 5. 2020 – znamená to do 23:59 dne 6. 5.? Nejlepší je uvést datum a konkrétní hodinu.

V případě storna po smluvených termínech je klient povinen tlumočníkovi uhradit dohodnutou odměnu a prokazatelné náklady (např. jízdenky, nebo ochranný oděv, pokud půjde o tlumočení v továrně apod.)

8. Nahrávání

Tlumočení je služba určená k okamžité spotřebě posluchači na místě. Pokud chce klient z tlumočení pořizovat záznam, musí o tom předem tlumočníka informovat a požádat o jeho souhlas a udělení autorského práva.

Za pořizování záznamu tlumočníkovi náleží příplatek. Jeho výši si domluví tlumočník s klientem smluvně.

Tlumočník má právo nahrávání odmítnout.

9. Závěrečná ustanovení

Klasické smluvní náležitosti, které znáte, musí obsahovat i smlouva o poskytnutí tlumočnických služeb:

• upřesnění státu, jehož zákony se smlouva řídí
• datum a místo uzavření smlouvy
• počet vyhotovení (pokud je smlouva písemná)
• podpis klienta a tlumočníka (pokud nepotvrzujete e-mailem)

10. Odměna a platba za službu

Ohlídat si peníze by v reálné situaci napadlo asi každého. Proto je to v tomto seznamu až na posledním místě.

Platba probíhá nejčastěji na základě vystavené faktury. Aby ji mohla účtárna klienta zpracovat, je někdy potřeba připojit číslo objednávky. Délka splatnosti se může u jednotlivých firem (i tlumočníků) lišit. Proto je dobré probrat i tento poslední detail.

Shrnutí a doplňující zdroje

Pokud dodržíte tato doporučení, bude vztah klient-tlumočník dobře nastavený a nikdo se nedostane do nepříjemné situace. Pokud jde o formu smlouvy, dávno není potřeba, aby se podepisovala písemně. Zcela stačí mít hlavní body shrnuté v e-mailu, který si obě strany následně potvrdí.

To platí hlavně pro konkrétní okolnosti zakázky (datum, místo, délka trvání apod.). Záležitosti obecného charakteru (nahrávání, cestování apod.) je vhodnější mít ošetřeno ve všeobecných obchodních podmínkách, na které bude ve smlouvě odkaz.

🎓 Vzory smluv jsou k dispozici ke stažení zde a v angličtině např. zde.

🎓 Před sjednáváním podmínek dále doporučuji nahlédnout do professional standards AIIC.

🎓 Případně do tohoto článku o smlouvách pro freelancery.

🎓 Anebo do doporučených smluvních podmínek pro tlumočení od Jednoty tlumočníků a překladatelů.

Napadlo vás něco dalšího, co by měla smlouva obsahovat?

Pojďme to probrat!

Je léto a s ním pro mnohé z nás přišla i okurková sezona. Kde se vzala a jak z ní vytěžit maximum? Čtěte dále.

Kde se vzala okurková sezona

Výraz okurková sezona k nám údajně přišel (překvapivě) z němčiny na konci 19. století. Označuje se tak čas roku, kdy se děje jen málo věcí. Výraz začali používat původně obchodníci pro období letní stagnace, kdy se nakládaly kyselé okurky. Psal o ní údajně v korespondenci i sám Goethe.

Co to znamená pro tlumočníky a překladatele? Více volného času. Více času k přemýšlení. Více času k pochybám a strachu, že už nikdy nikdo nezavolá a nebudeme mít práci.

Jak přežít okurkovku a nezbláznit se

Volnější období, kterým letní dny rozhodně jsou, se dá využít produktivně. Můžete dohnat věci, které jste odkládali nebo na ně neměli dostatek času.

Tak například:

1. Aktualizace webu a profilů

Na průběžné úpravy a vylepšování v průběhu roku není moc prostoru. Tady je pár nápadů, na co se podívat:

Web a domovská stránka
Je aktualizovaná? Vystihuje vaše podnikání? Najde tam návštěvník (a potenciální zákazník) vše, co potřebuje?

Přečtěte si: 7 tipů, jak na internetu poznáte dobrého tlumočníka

Stránka O…
Stránka, kam se klienti chodí dívat nejčastěji. Reflektuje vás a vaše podnikání? Zkuste se na ni podívat očima zákazníka a zamyslet se nad tím, jak ji vylepšit. Nebojte se do textů sáhnout a provzdušnit je.

Myslel jsem si, že můj text je stručný. I tak se mi ale při auditu webu podařilo o ještě o 40 % zestručnit. Nebojte se toho!

Blog
Letní prázdniny jsou skvělou příležitostí k tomu napsat si pár článků do zásoby. Jedním ze základních pravidel blogování je totiž pravidelnost. Tady mám poměrně velkou mezeru, proto se snažím vytvořit pár příspěvků, abych potom měl na podzim kam sáhnout.

LinkedIn
Máte aktuální profil? Zamyslete, jaké zajímavé projekty jste v průběhu roku dělali, a co by se mohlo potenciálním zákazníkům líbit. Podívejte se, co dělají lidé ve vaší síti.

Ostatní portály
Ať se jedná o Proz, navolnenoze.cz či jiné – zkontrolujte si kontaktní údaje a doplňte relevantní zkušenosti a projekty ve své specializaci. Nikdy nevíte, kdy někomu padnou do oka a osloví vás ke spolupráci.

Je to také příležitost k zamyšlení a zvážení, které kanály chcete do nové sezony dále držet. Možná zjistíte, že některé z nich vám nepřinášejí ovoce odpovídající úsilí, které do nich vkládáte. Jinými slovy – vyplatí se?

2. Právní věci

Letní prázdniny jsou ideální doba udělat si pořádek v právních záležitostech. Soudy nesoudí, takže právníci mají více času. Byla by škoda toho nevyužít a nenechat si poradit a zkontrolovat vybrané dokumenty:

Objednávkový formulář
Jak řešíte objednávky od klienta? Jen komunikací v mailu a máte to vše roztroušené ve schránce nebo máte vše přehledně v objednávkovém formuláři? Pokud je správně B – obsahuje veškeré náležitosti, aby ho stačilo potvrdit a byl smluvně závazný.

Smlouvy
Ať už ty, co podepisujete s agenturami nebo ty, co dáváte vy podepsat svým dodavatelům a spolupracovníkům. Letní prázdniny jsou skvělou příležitostí vše zrevidovat.

Všeobecné obchodní podmínky
O jejich přínosech napsala výborný článek H. Marciniak. Promyslete si vše, co se točí kolem termínů, záloh, fakturace, slev atd. Hlavní myšlenkou je mít VOP, které vám budou krýt záda.

GDPR
Všichni to známe… takové to povídání o osobních údajích, co musíte mít na webu. Ruku na srdce. Kdo to tam má? Kdy jindy si tuto povinnost splnit, než teď.

3. Finance

Každý podnikatel by se měl čas od času podívat, jak si vede. Jako lidé zabývající se jazyky máme k číslům velmi často odpor. Občas se ale vyplatí zatnout zuby a udělat si analýzu pár věcí.

Nejvýdělečnější činnost
Jakou prací jste si za poslední sledované období vydělali nejvíce peněz? Je možné se ji dělat opakovaně nebo je něčím podmíněná?

Nejčastější činnost
Podívejte se na to, čemu jste věnovali nejvíce času. Tlumočení, překladu, výuce nebo něčemu úplně jinému? Jak se vám výsledek líbí?

Věděli jste, že podle Paretova pravidla 80 % příjmu pochází od 20 % klientů? Jinými slovy by 80 % vašeho výdělku mělo pocházet z 20 % času, který vynaložíte. Dobrý podnět k zamyšlení.

Cenová politika
Kdy jste naposled revidovali své ceny nebo zdražili?
Přečtěte si pro osvěžení: Hodinová sazba: Skrytá hrozba

Finanční plánDíky finančnímu plánu si mj. můžete zkontrolovat, jak se vám podařilo splnit cíle, které jste si stanovili. Nebo kolik ještě musíte odložit na daně, aby vás to potom tolik nebolelo.

4. Spojit se s klienty

Léto je ideální čas na to obepsat klienty, od kterých jste dlouho neslyšeli. Zeptat se jich, jak se jim vede, co je u nich nového, co chystají na podzim atd.

Udržujete dobré vztahy. Každý si váží osobního přístupu a každého potěší milá zpráva. Péče o zákazníky je oblast, ve které se můžete jako dodavatel od ostatních velmi odlišit. Když dva dělají totéž, není to totiž totéž.

Nenápadně se připomenete. Až budou příště potřebovat pomoc, rychleji si na vás vzpomenou a vy z toho budete mít zakázku.

Můžete si říct o reference. Pokud jste v průběhu roku s klientem spolupracovali na zajímavé zakázce, je čas se k ní vrátit a požádat o zhodnocení vašich služeb. Můžete si jej potom dát na web a přilákat tak nové klienty z podobného odvětví.

5. Úklid v počítači

Musím se přiznat k jedné věci. Moje pracovní plocha v počítači občas vypadá jako smetiště. Neumím ji udržovat čistou a organizovanou. O složce Stahování ani raději nebudu mluvit. Volnou chvilku tedy zkusím využít k tomu, abych si v počítači udělal pořádek. (Něco mi ale říká, že jedna okurková sezona na to bude málo.)

Projektové složky
Ambice je jasná – zpřehlednit a sjednotit systém ukládání souborů. V tuto chvíli se mi jako nejlepší zdá systém Hlavní složka s názvem klienta > podsložka na daný projekt/zakázku.

U překladů jsem se rozhodl vytvořit si systém podsložek následující:

• kalkulace – archivace nabídkového formuláře, případná smlouva nebo e-mail s potvrzením ceny a termínu
• zdroj – zdrojové soubory zaslané klientem k překladu
• překlad
• revize a korektura – obsahuje verze souboru s opravami a úpravami
• odesláno – sem ukládám finální verze souborů, kopii odchozího mailu s odevzdáním a fakturu. Vše je možné v případě potřeby během pár vteřin zkontrolovat.

V případě tlumočnických zakázek už na nižší úrovni může být chaos. Ke starým podkladům od klienta už se totiž zpravidla není potřeba vracet. Výjimkou jsou glosáře.

Glosáře
Já moc dobře. A do příští sezony se ho chci zbavit. Není větší frustrace.

Všechny glosáře mám v plánu pojmenovat podle jednotné struktury, abych je mohl snadno najít. Nejspíš to bude něco v duchu Glosář_téma_pracovní jazyk.

Dalším úkolem je projít krabici papírů, kam v průběhu roku házím už nepotřebné glosáře, poznámky, přípravy a bloky a vše dostat do elektronického formátu. Papír je fajn, když máte rádi hmatový vjem a píšete si poznámky ručně. Když ale máte něco najít, je to horší. Hlavně když s jistotou víte, že to máte někde napsané.

6. Učit se, učit se, učit se

Volný čas můžete věnovat svým pracovním jazykům. Přečíst si knížku, časopisy z cest, vycestovat a procvičovat aktivně, zapracovat na přízvuku atd. Možností je spoustu!

Případně můžete objevit novou neprobádanou oblast a přidat si specializaci. Já mám kupříkladu na stole francouzskou učebnici účetnictví a občas do ní nahlédnu a přečtu si něco nového.

Nebo si můžete zlepšit mluvený projev v češtině.

7. Odpočívat

A to nejlepší nakonec. Dejte si pohov.

Někdo vám nebere telefon nebo neodepisuje na e-maily? Klid. Nejspíš má dovolenou. Nebo zavařuje okurky.

Tak si dopřejte to samé. Ať máte do podzimní sezony dost sil! Ať žije okurková sezona!

Když budete hledat tlumočníka, nejspíš si půjdete pro radu na internet. Jak se pozná kvalitní tlumočník? Jak se vyznat v záplavě profilů, webů a prezentací, co vypadne z vyhledávače? Tlumočení není věc, co se objednává každý den a není to levná záležitost. Jak se nespálit a nenaletět amatérovi? 

Kvalitní tlumočník a jak ho poznat online – praktický návod

Zde najdete odpovědi na své otázky. Článek je součástí třídílného seriálu. Vítejte u jeho prvního dílu.  

1. Existuje na internetu

Kdo není dohledatelný na webu, jako by neexistoval. Ať se nám to líbí či ne, je to tak. A ruku na srdce, když hledáme nějakého poskytovatele služeb, restauraci nebo hotel, kam se podíváme ze všeho nejdříve?

I při výběru tlumočníka to je tedy logicky stejně. V jakém rozsahu by měla webová přítomnost vašeho adepta na tlumočení být, aby ve vás vzbudila pocit důvěryhodnosti? Tak například…  

LinkedIn Platí nepsané pravidlo, že člověk musí být tam, kde jsou jeho klienti. To by v praxi znamenalo mít profil na síti LinkedIn. Většina lidí už nějaký má. Důležité ale je, co je v něm. Je daný člověk momentálně zaměstnaný někde v korporátu? Nebo na svém profilu vůbec nemá o tlumočení ani zmínku? Sdílí zajímavý obsah nebo jen motivační citáty?

💡 Tip: Sledujte, zda má člověk vyplněný a hlavně aktualizovaný profil. A jestli se tlumočení věnuje aktivně nebo jen rekreačně.

Vlastní web Webové stránky jsou první indicií, která nám napoví, zda se někdo tlumočení skutečně věnuje profesionálně. Poznat potom odborníka už je jen otázkou pár vteřin. Vlastně ani není potřeba se dívat na web jako takový. Úplně totiž postačí jedno mrknutí na adresu odkazu.

💡 Tip: Vypadá adresa webu vašeho potenciálního dodavatele např. tlumoceni.wix.com, tlumoceni.webnode.cz či tlumoceni.webzdarma.cz? Jděte o dům dál. Profesionál, který bere seriozně svou práci a klienty zainvestuje do vlastní domény.

Blog Má váš tlumočník blog a dělí se o různé informace a postřehy? (Samozřejmě hovoříme o profesním blogu, ne o zápiscích z prázdnin.) Výborně. Pravděpodobně velmi dobře rozumí své práci a umí klientům poradit. Bude to tedy nejspíš kvalitní tlumočník. 

2. Kvalifikace

Certifikace. Atestace. Registrace. Akreditace.

Nenechejte se zlákat líbivými slůvky.

❌ Diplom DELF B2, FCE, CAE či TOEFL nejsou tlumočnickou kvalifikací. #Sorryjako

Jistě, jejich držitelé museli pracovat, aby je získali. Ale to z nich tlumočníky nedělá.

💡 Tip: Dívejte se po vysokoškolském vzdělání (ideálně v oboru tlumočnictví či filologie). 

3. Celoživotní vzdělávání

Nechali byste se operovat od lékaře, který vystudoval před dvaceti lety a od té doby se dál nevzdělává?

Asi těžko. To stejné platí i pro tlumočníky.  

4. Reference

Komu svůj projekt svěříte spíš?

Někomu, kdo má ve své prezentaci napsáno, že dělal doprovod hudebnímu souboru a přeložil povídku do studentského časopisu?

Nebo raději někomu, kdo má na webu loga významných klientů a krátké zhodnocení toho, jak byli se službami spokojeni?

5. E-mail

Bez e-mailu se dnes nikdo neobejde. Napadlo vás někdy, že i e-mailová adresa hodně vypovídá o jejím majiteli?

❌ beruska48@seznam.cz – Naprostý amatér, co nebude brát vážně vás, vaši zakázku, svoji práci a nejspíš ani sebe.

❌ jan.novak.999@gmail.com – Tady už je větší pravděpodobnost, že narazíte na příčetného člověka. Ale nejspíš zaspal dobu a předběhlo ho dalších 998 Janů Nováků.

❌ jan.novak@gmail.com – Nejspíš někdo, kdo umí oddělovat soukromý život od toho veřejného. Máte napůl vyhráno.

✅ vlastní doména – Bingo! Máte profesionála! Našli jste někoho, kdo si je vědom toho, jak je vlastní značka důležitá. Zařídit si doménu je dnes otázkou pár kliknutí a několika stovek korun. Jako klient tak můžete mít jistotu, že jde o člověka, kterému záleží na detailech a nespoléhá se na lowcostová bezplatná řešení. (Vyšší zabezpečení placené schránky a tím všech vašich souborů a komunikace je určitě přínosem.)  

6. Fotografie

⚠️ Upozornění: Cílem této pasáže není zamýšlet se nad tím, že má každý právo na zelené číro či dvoumetrové dredy.

Dobrá prezentace by měla být doplněná dobrou fotografií. Proto i takovýto detail může být posledním dílem do skládačky, který rozhodne o tom, zda klient s tlumočníkem spolupráci naváže či ne.

Foto od skutečného fotografa = narazili jste na uvědomělého odborníka, který přistupuje odpovědně ke své image, ke své práci a hlavně ke svým klientům. Amatér nejspíš do služeb profesionálního fotografa investovat nebude.

Není v prezentaci fotka žádná? Nebo hůř – selfíčko z koupelny či výstřižek z rodinné fotky u moře? Nejspíš je už jasné, jaký závěr z toho vyvodit.    

Tak schválně – u kolika položek jste si mohli odškrtnou pomyslné políčko, že váš potenciální dodavatel podmínku splňuje?     

Článek je součástí miniseriálu o kvalitě tlumočení. Nenechte si ujít další díly!

👉 Druhý díl: 6 věcí, co dělá dobrý tlumočník před akcí

👉 Třetí díl: Jak poznat vynikajícího tlumočníka z pohodlí svého gauče  

Zajímá vás něco, co jste se tu nedočetli?

Potřebujete pomoc se zařizováním vícejazyčné akce?