Smlouva o poskytnutí tlumočnických služeb je důležitý dokument, který slouží ke zjednodušení komunikace a celého obchodního procesu. Nastavuje mantinely toho, co je a není možné požadovat, a především chrání všechny zúčastněné. Čím je jednoznačnější, tím méně dohadování.

Podmínky spolupráce musejí být jasné předem a musejí být sepsány písemně. Jestli to bude ve formě smlouvy, závazné objednávky nebo všeobecných podmínek v kombinaci s e-mailovým potvrzením, je jedno. Co jedno ale není, najdete v tomto návodu.

Pro koho je tento návod určený

➡️ Pro klienty – Tlumočení člověk neobjednává každý den a není to levná záležitost. Proto je dobré mít představu o tom, co je běžná praxe.

➡️ Pro tlumočníky – Jen amatér nechává věci náhodě. Profesionál je připraven. Smlouva pomáhá zautomatizovat rutinní činnosti, které jsou součástí odbavování zakázky.

➡️ Pro tlumočníky pracující pro agenturu – V takovém případě slouží jako check list toho, co si nesmíte zapomenout domluvit, a na co si při domlouvání zakázky dát pozor.

⚠️ Upozornění: Tento článek v žádném případě není modelovou smlouvou pro poskytnutí tlumočnických služeb. Upozorňuje pouze na základní náležitosti, které musí taková smlouva obsahovat.

Co musí obsahovat smlouva o poskytnutí tlumočnických služeb?

1. Údaje klienta

S kým se tlumočení domlouvá? Uvedený tu bude tedy člověk, který tlumočení objednává. Ne osoba, která bude tlumočení poslouchat.

Dále je třeba uvést identifikační údaje jako je název společnosti či organizace, adresa sídla, IČ a případně kontaktní údaje.

2. Datum a místo konání

I v případě objednávek typu „jedno tlumočení na zítra, prosím“ se vyplatí dát si tu práci a datum do smlouvy napsat.

Dále také čas nástupu tlumočníka (standard je 15–30 min předem), čas začátku akce a čas konce.

U místa konání je potřeba být co nejkonkrétnější. Nejen pro potřeby smlouvy, ale i proto, aby se tlumočník s klientem potom někde nenaháněli.

3. Popis akce

K jaké příležitosti se tlumočení objednává? Jedná se o obchodní jednání, dozorčí radu, exkurzi do výroby, galavečer nebo konferenci?

Kolik lidí bude poslouchat tlumočení? Bude součástí videoprojekce?

Čím podrobnější popis akce, tím méně nedorozumění a nenaplněných očekávání.

4. Druh tlumočení, technické vybavení a objednané jazyky

Rozdíl mezi simultánním a konsekutivním tlumočením klienta nezajímá. Vědět, co každý druh obnáší, a poradit nejlepší řešení je úkolem dobrého tlumočníka.

Specifikovat vybranou službu je potřeba hlavně proto, aby nedošlo k nedorozumění a na místě akce něco nechybělo. např. technika (kabiny, ozvučení apod.). Pokud ji neobstarává tlumočník, je nezbytné zkontrolovat, že na místě bude vše z tohoto seznamu. A také že tam bude druhý tlumočník.

U jazyků je dobré vše několikrát ověřit. I věci, které se zdají být jasné, jasné být nemusí.

5. Náklady

V případě, že dopravu tlumočníka zajišťuje klient, není co řešit. U tlumočení mimo město, kde tlumočník bydlí, je nutné ve smlouvě zohlednit i účtování času stráveného na cestě a náklady na dopravu (vlak, letenky či taxi).

U vícedenních výjezdů hradí náklady na ubytování a stravu tlumočníka klient.

6. Pracovní podmínky

Jak má vypadat tlumočnická kabina je uvedeno v normách ISO 4043 (skládací tlumočnická kabina) a ISO 2603 (tlumočnická kabina zabudovaná). Pokud kabiny tyto požadavky nesplňují, nenese za případné technické problémy odpovědnost tlumočník.

Běžný pracovní den tlumočníka je max. 8 hodin. Na práci nad rámec tohoto časového limitu se vztahuje příplatek, který se účtuje za každou započatou hodinu. Jeho výši je nutné mít uvedenou ve smlouvě.

Tlumočník pracuje, i když to klient nevidí. Tlumočení jako takové je výsledkem pečlivé přípravy. Jak může klient pomoct? Tím, že poskytne dokumenty a další materiály popsané zde.

K dobrému tlumočení potřebuje tlumočník kvalitní zvuk. To nikoho nepřekvapí. Kromě zvuku potřebuje ale i obraz. Velká část komunikace probíhá neverbálně (gesta, výraz tváře aj.). Výhled na případnou promítanou prezentaci je kapitola sama o sobě.

7. Storno

Každá smlouva musí obsahovat storno podmínky a především časové termíny, ke kterým se váže storno poplatek. Pokud tlumočník přislíbí svou účast, nemůže už v daný den přijmout jinou zakázku. Storno poplatek je tak kompenzací ušlého zisku.

Termíny, ke kterým se vztahuje storno poplatek, je třeba definovat jednoznačně. Ideální je vyhýbat se nejasným formulacím jako do 7. 5. 2020 – znamená to do 23:59 dne 6. 5.? Nejlepší je uvést datum a konkrétní hodinu.

V případě storna po smluvených termínech je klient povinen tlumočníkovi uhradit dohodnutou odměnu a prokazatelné náklady (např. jízdenky, nebo ochranný oděv, pokud půjde o tlumočení v továrně apod.)

8. Nahrávání

Tlumočení je služba určená k okamžité spotřebě posluchači na místě. Pokud chce klient z tlumočení pořizovat záznam, musí o tom předem tlumočníka informovat a požádat o jeho souhlas a udělení autorského práva.

Za pořizování záznamu tlumočníkovi náleží příplatek. Jeho výši si domluví tlumočník s klientem smluvně.

Tlumočník má právo nahrávání odmítnout.

9. Závěrečná ustanovení

Klasické smluvní náležitosti, které znáte, musí obsahovat i smlouva o poskytnutí tlumočnických služeb:

• upřesnění státu, jehož zákony se smlouva řídí
• datum a místo uzavření smlouvy
• počet vyhotovení (pokud je smlouva písemná)
• podpis klienta a tlumočníka (pokud nepotvrzujete e-mailem)

10. Odměna a platba za službu

Ohlídat si peníze by v reálné situaci napadlo asi každého. Proto je to v tomto seznamu až na posledním místě.

Platba probíhá nejčastěji na základě vystavené faktury. Aby ji mohla účtárna klienta zpracovat, je někdy potřeba připojit číslo objednávky. Délka splatnosti se může u jednotlivých firem (i tlumočníků) lišit. Proto je dobré probrat i tento poslední detail.

Shrnutí a doplňující zdroje

Pokud dodržíte tato doporučení, bude vztah klient-tlumočník dobře nastavený a nikdo se nedostane do nepříjemné situace. Pokud jde o formu smlouvy, dávno není potřeba, aby se podepisovala písemně. Zcela stačí mít hlavní body shrnuté v e-mailu, který si obě strany následně potvrdí.

To platí hlavně pro konkrétní okolnosti zakázky (datum, místo, délka trvání apod.). Záležitosti obecného charakteru (nahrávání, cestování apod.) je vhodnější mít ošetřeno ve všeobecných obchodních podmínkách, na které bude ve smlouvě odkaz.

🎓 Vzory smluv jsou k dispozici ke stažení zde a v angličtině např. zde.

🎓 Před sjednáváním podmínek dále doporučuji nahlédnout do professional standards AIIC.

🎓 Případně do tohoto článku o smlouvách pro freelancery.

🎓 Anebo do doporučených smluvních podmínek pro tlumočení od Jednoty tlumočníků a překladatelů.

Napadlo vás něco dalšího, co by měla smlouva obsahovat?

Pojďme to probrat!

Zoom. Před koronakrizí ne úplně rozšířený nástroj. Nyní? Platforma, které počet meetingů za den narostl o 535 %. Praktické řešení pro komunikaci v době povinné práce z domova má ale i stinné stránky.

5 věcí, co nám Zoom neřekl:

1. Předávání dat o uživatelích

Zoom pro iOS předával informace Facebooku. Ať uživatelé na FB měli účet nebo ne. Mezi předávanými daty byly např. informace o modelu zařízení, město, název telefonního operátora a další data, pomocí nichž se cílí reklama.

Předávání dat bylo přerušeno k 27. 3. 2020.

2. Sledování uživatelů

Funkce attention tracking – zásadní narušení soukromí. Pamatujete na školní léta, když někdo ze spolužáků pančelce řekl, že nedáváte pozor? To samé bylo i v Zoomu. Pokud účastník meetingu dělal něco jiného (chat, prohlížení stránek atd.), aplikace po 30 vteřinách upozornila organizátora (host).

Funkce byla zrušena k 1. 4. 2020.

3. Šifrování

Zoom dále tvrdil, že všechny meetingy jsou šifrované. Už nám ale neřekli, že nemají koncové šifrování (laicky řečeno: ochrana před odposlechem). Klamavá reklama.

Podrobnější analýza je dostupná zde.

K nápravě došlo až 1. 4. 2020.

Informace o tom, jak svůj meeting zabezpečit, najdete zde.

4. Zoom bombing aneb Když máte na meetingu nezvaného hosta

V pondělí 30. 3. 2020 vydala americká FBI prohlášení, ve kterém nabádá uživatele k opatrnosti při užívání Zoomu. URL adresa odkazu s pozvánkou totiž obsahuje krátký identifikační kód. Skládá se pouze z číslic, takže je snadno úhadnutelný.

5. Kyberútoky

Jiný článek upozornil na bezpečnostní chybu, která umožňuje hackerům získat přístup k vaší webkameře a mikrofonu. Jednalo se o Mac. (Údajně opraveno k 2. 4. 2020)

Nebo se vám taky může stát, že vás (včetně kamery a mikrofonu) Zoom přidá do hovoru někoho jiného. Bez vašeho vědomí.

Co na to Zoom?

Ve čtvrtek 2. 4. 2020 Zoom oznámil, že bude všechny bezpečnostní nedostatky řešit. Doufejme, že brzy a že v tom nebude nějaký další háček.

Shrnutí

Nezbývá, než si dávat pozor.

Zvážit z pozice uživatele, zda je opravdu nezbytné ke komunikaci Zoom použít. Nešlo by to vyřešit e-mailem? Nebo si zavolat telefonicky?

A je vůbec potřeba někomu volat?

Úkolem dobrého tlumočníka je klienta při objednávce tlumočení na dálku pomocí této platformy na uvedená bezpečnostní rizika upozornit.

Pozn.: Od 6. 4. 2020 musí organizátor meetingu všechny účastníky manuálně schválit. Toto opatření by mělo zabránit zoombombingu.

Článek dále nebude aktualizován.

Jedna z činností, které se musíme jako podnikatelé věnovat, je účetnictví. Nevím jak vy, ale já si to moc neužívám. Na jednom z kurzů, kam se chodím vzdělávat, se nedávno rozvinula zajímavá diskuze. Hlavním jmenovatelem bylo:

Sepsal jsem pár tipů ze svého podnikání, díky kterým se mi podařilo postupně snížit čas strávený fakturováním a souvisejícími úkony.

Připraveni? Jdete na to!

Účet (pouze) na podnikání

První krok ke štěstí je rozdělit svoje finance. Mít alespoň dva bankovní účty je nezbytnost.

Jeden na finance osobní, druhý na podnikání. Vyplatí se to. Zvlášť pokud hodně platíte kartou. Nebudete pak muset ve výpisu složitě dohledávat, zda klient zaplatil fakturu nebo ne. S účtem na podnikání snížíte počet transakcí, které budete muset kontrolovat.

Nabídka účtů zdarma je tak široká, takže by byla škoda toho nevyužít a neusnadnit si život. Navíc je založení účtu otázkou pár minut a ani nemusíte nikam chodit – vše se dá udělat on-line.

Fakturační program

Když jsem na bakaláři pracoval jako lektor jazyků, dělal jsem faktury ve Wordu. Pokud toto řešení využíváte, víte, jak snadno se člověk splete / zapomene přepsat číslo faktury / špatně překopíruje IČ / nezmění adresu klienta atd. (Pokud vám tento způsob vyhovuje, doufám, že faktury alespoň exportujete do PDF, aby je nikdo nemohl měnit. Že to snad ví každý a nikdo by fakturu jako .doc neposlal? Divili byste se.)

Pořízení účetní aplikace bylo pravděpodobně nejlepší podnikatelské rozhodnutí. K dispozici jich je momentálně asi šest. Všechny jsou v nějakém rozsahu dostupné zdarma. Každému může vyhovovat jiná.

Vloni jsem přecházel k od iDokladu k Fakturoidu, jak jsem už zmínil tady. S čím mi pomáhá a jak mi šetří čas?

• vytvořit fakturu je otázkou 10 vteřin
• faktury se číslují automaticky
• údaje odběratele se berou z adresáře, u nových klientů se stahují pomocí IČ z obchodního rejstříku
• sazby si nastavíte do ceníku, aplikace násobí a zaokrouhluje za vás
• faktury můžete poslat klientovi jedním kliknutím pomocí přednastavených mailů
• umí faktury v cizích jazycích – oceníte, pokud máte klienty v zahraničí
  A až si přečtou tento článek, tak možná budou ve francouzštině i správně 🙂
• při nezaplacení se automaticky odesílají upomínky
  Oceníte především pokud si vaši klienti myslí, že datum splatnosti = datum, kdy (možná) zadají příkaz k úhradě.
• daňové přiznání je otázkou asi čtyř kliknutí
• všechno je v cloudu, takže k fakturám máte přístup odkudkoliv
• aplikace vám dělá různé statistiky a přehledy o financích
  Nově taky můžete vidět, jaký máte obrat u jednotlivých klientů!! ❤ K čemu je to dobré? Čtěte zde.

Toto je samozřejmě pouze zlomek těch nejzákladnějších věcí, jak vám aplikace může ulehčit život. Je to ideální fakturační program pro překladatele – funguje bez problémů a nevyžaduje příliš nastavování. Takže se můžete soustředit na překlad.

Určitě stojí za vyzkoušení. Budete si říkat, proč jste to neudělali už dávno.

Teď to nejlepší

Pokud si vyberete správnou účetní aplikaci a správný bankovní účet, můžete si dát nohy na stůl. Když se totiž budou kamarádit, budou se vám příchozí platby automaticky párovat s fakturami, takže je nebudete muset hlídat a ručně označovat jako zaplacené.

Takže se můžete věnovat svojí práci a vesele překládat.

Podtrženo, sečteno

Pokud něco z výše popsaného využíváte, určitě mi dáte za pravdu, že vám to usnadňuje podnikání. A jestli se k něčemu z toho teprve chystáte, směle do toho!

Účet na podnikání mám od začátku. Fakturační aplikaci vlastně také, třebaže jsem nedávno přešel na jinou.

Od nového roku mám také nový účet, takže se platby párují samy. A je to úžasné. Lituju, že jsem této funkce nezačal využívat dřív.

V nějakém příštím článku si řekneme, jak účetnictvím trávit ještě méně času.

Těšíte se? Těšte se.